信息化管理平台管理、推进方案

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山东XXX建设咨询有限公司信息化管理平台推进方案公司在20XX年4月份与国内先进软件开发公司上海XXX共同研制了监理企业独有的信息化平台。该平台自2007年6月份正式运行至今已有两年多的时间，对公司的知识文档、人力资源、财务以及监理部资料传送的管理，各种规范、资图籍、工具书等资料文件的共享，起着极大的作用。在工程进度控制、质量控制等领域充分发挥先进的信息管理手段的优势。为了使信息平台运转逐步成熟，使其发挥更大的作用，制定本方案。（一）信息平台运作至今现有状况的分析1、信息平台的使用人：各项目部资料员、公司各管理人员及个别项目负责人2、信息平台运用范围：公司对项目部日常资料的检查、公司各职能部门之间工作的沟通、公司传达相关文件或上级主管部门精神、人力资源的变动及人员信息的共享3、项目部通过平台上传资料有：监理规划、监理实施细则、旁站方案、监理日志、安全检查记录、监理工程师通知单（质量）及回复单、监理工程师通知单（安全）及回复单、监理项目台帐、例会纪要、旁站监理记录、周一、周五自查表等；4、平台上传资料形式、质量方面：根据信息平台动作的逐步成熟，上传形式已经有了明显的改观，以项目部为基本单位，22项资料内容为子单位，以月为单位每月建立一次，便于查阅；上传质量有专人检查，及时性、完整性达到100%,闭合性较刚起步时有所提高，但还处于不理想状态。5、平台设置中有相关的流程设置，但存在利用率不高、流程不符合现实情况（如：项目部请假、转正，一个项目仅一个帐号无法体现总监审批的意见）（二）要想推进信息平台的使用，今后要做到：1、思想认识的转变，将信息平台作为企业文化进行宣传，并增加信息平-12- 台的使用人：(1)项目部负责人必须会使用信息平台，至少要会浏览相关网页；(2)宣传信息平台，为业主方建立新帐号，可随时浏览公司网页。2、扩大信息平台的运用范围：增加相关流程的运作、执行情况，如请假、离职、物品领用等，达到真正意义上的无纸化办公；项目部与项目部之间的沟通，平台中的沟通必须是有利于公司发展需要的或工作中需要探讨的有关事项；项目部与公司之间的沟通，因公司为外地进济企业，上级主管部门下发的有关文件，不完全下发到公司，若项目部接收到上级主管部门有关文件，可通过平台上报公司，公司根据文件内容对各项目部进行下发。3、增加信息平台上传资料内容：为充分发挥信息平台先进管理手段的作用，项目部多数资料要求上传平台，除原上传资料内容外，以后工作过程中，增加以下内容…(具体内容及要求见下表)序号内容提交时间122项资料中利用率不高的项施工单位情况表施工单位资质审查结束一周内2开工/复工审批表审批后次日10：00前3工程暂停令(B2)即刻上报，最迟不晚于次日10：00前4施工合同分析表(ZY18-2)见附件八根据实际情况，监理进场后一周内5完成工程量工作量统计表(ZY17-3)见附件九每月5日前6工地偶发事件情况报告表(QB401-1)事件当天7工地偶发事件处置总结报告(QB401-)2事件当天，最迟次日10：00前8形象进度示意图每月5日前-12- 9可逐渐进行提高的项总包单位安全相关人员资格审查表见附表A施工单位进场7日内10分包单位资质、安全生产许可证审查情况表见附表一分包单位进场7日内11安全监理方案及实施细则工程开工15日内12危险性较大分部分项工程拟定项划分表见附表二工程开工15日内13工作联系单（包括发往业主、项目管理和施工单位）次日10：00前14专题会议纪要次日10：00前15上级主管部门下发的通知及施工单位整改回复报告主管部门下发通知次日10：00前整改完毕上报两天内16公司行为资料证件校审表（公司证件、人员证件）见附表三每月30日前17施工组织设计审查记录及意见见附表四18各专项施工方案审查记录及意见见附表五经审核通过的文件，各专项工程施工前19分部分项工程初验汇报表见附表六分部分项工程加盖公章前20垂直运输机械等报验备案情况表见附表七21监理工作总结（详见作业指导书）工程竣工验收10日内22工程质量评估报告（详见作业指导书）工程竣工验收10日内-12- 4、确保资料上传的不间断、持续性。注：避免因资料员请假、休息等原因，造成的资料不及时(四)措施与计划：1、思想认识的转变，将信息平台作为企业文化进行宣传，并增加信息平台的使用人：(1)总监例会中反复强调信息平台作为公司先进管理手段的优势，真正的接受和认识到公司推行平台的用意。项目部负责人分老、中、青三类进行要求，首先要求40岁以下项目负责人必须会浏览网页、查阅相关文件及基本的处理，由此进行气氛的感染。(2)增加资料员培训工作，使其工作态度、工作方法上有所改进，将平台运用的游刃有余。(3)增加公司骨干力量(专监)的培训工作，对公司的认识有所改变，发挥其应有作用。(4)工程承揽中，经营部工作人员针对业主进行宣传，使其了解我公司的先进管理手段，并为其建立帐号、讲解使用方法。2、增加相关流程的使用率、执行率：(1)开通物品领用申请、审批流程(2)开通请假、转正申请、审批流程(短期)，增加流程中的审批程序(项目负责人意见的体现)。3、信息平台上传内容计划、实施：上述表格中的内容，应一起推行，以上资料内容都为阶段性各项目部都会发生的资料，应由新开项目部做为重点试点项目，再统一推行。初步认定试点项目部为：香港国际、昌明二期、鲁商2#楼、鲁商常春藤二部、西客站、银座三期、连城置业、天泰太阳树等(新开项目、重点项目、主体在建项目)。最终达到今年年底信息平台有个较大提升的目的。(五)各职能部门分工通过信息平台上传资料内容明确后，要明确各职能部门的职责、分工：-12- 综合信息部：根据工程管理部人员调动情况，对信息平台各项目部人员进行变动；掌握各项目部办公设备运转状况，做好后勤保障工作；根据最终的方案，对增加的内容在平台上为各项目部建立目录。人力资源部：根据人员引进时的基本情况，对信息平台中人员基本信息进行录入，随时对人员相关信息进行更新。-12- 工程管理部：制定增加部分上传资料内容的上传时间及处罚措施，对各项目部上传情况进行检查、统计、汇总。总工办及分管领导：对各项目部上传资料质量进行把关，找出存在问财务部：检查各项目部上报的监理项目台帐，监理费节点上报确、是否更新。(六)检查与考核(1)对机关各相关部门的检查与考核:机关各部门统一检查时间为每周六上午，并在下班之间将检查是否正结果以信息平台内部留言的形式发至工程管理部。工程管理部接所有检查情况进行汇总，形成书面资料报分管领导审核，通过后在下周三例会中点评。(2)对项目部的检查与考核：后附：相关管理方案附件1：工程管理信息化管理实施办法(暂行)-12- 附件1工程管理信息化管理实施办法为规范企业管理，健全企业机制，提高工作效率和质量，实现企业信息化、现代化管理，公司在2007年与国内先进软件开发公司上海XXX共同研制了项目管理、监理企业独有的信息化管理平台。信息化管理平台推行使用至今已有两年的时间，为了更好的运用该先进的技术，规范平台使用，制定本方案。•适用范围公司机关和公司所有项目部。•名词术语1信息化管理使用现代化的信息处理技术和信息设备、网络技术和网络设备、自动控制技术和自动控制设备以及通讯技术和通讯设备对企业进行全方位、多角度、高效和安全的改造，以实现通过信息流来控制物流和能源流，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用来提高企业的生产能力与经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。2及时性完整性（见附录A）在规定的时间内将规定上传的资料上传到信息平台上。3真实性上传资料必须与现场实际存档资料一致。4闭合性（见附录B）上传资料的时间、内容以及不同文件同一内容的相互吻合。•组织与职责公司信息化管理的职能部门为综合信息部。综合信息部负责信息平台硬件和软件的购置，更新、维护信息平台的内容，指导、培训信息平台的使用，监督平台的正常运行，总体规划信息平台的建设。工程管理部、总工办等部门负责信息平台上传资料的及时性、完整性、真实性、闭合性的检查、落实工作。信息平台的使用由各部门、各项目部负责。项目部计算机信息系统的使用管理由各项目部总监或总监代表负责，把好内部网的用-12- 户及密码关，并指定人员专管，报综合信息部备案。如有人事变动，需更换信息系统管理负责人，要及时书面通知综合信息部。・管理内容与工作程序-12- 1项目部按照附录A的要求将项目资料进行上传。2信息平台的使用和网上审批情况作为项目绩效考核的一项新的内容予以考核，并采取一事一议的办法。凡不作为或作为不力者，将直接影响到个人综合能力和水平评价的得分。3各项目部上传资料的形式遵照附录C的格式进行规范使用；公司各职能部门针对信息化管理下发的工作文件属于该管理标准的组成部分，用于规范各项目部对信息平台的使用，各项目部必须遵照执行，否则将按照本标准处罚条款执行。4上传至平台的资料内容要齐全，包括编号，姓名，日期。5任何项目部或个人不得以任何理由拒绝或不按时进行信息平台使用与管理。★工地现场具备上网条件：1公司所有项目部必须按照公司的要求实施网上办公。2项目部的信息管理员必须每日上午10：00和下午4：00登录公司信息管理平台查询公司发布或反馈信息,并保证对新增信息及时向项目负责人传达。3信息平台上规定的流程和审批程序，必须以网上申报和上传的形式完成，任何口头、电话或书面形式只能作为辅助信息。如不按网上程序办理，视为无效。★工地现场不具备上网条件：可根据实际情况，指定专人到网吧或家里进行上传，上传时间依然按照附录A要求的时间上传。若到网吧进行上传，每天报销2元/小时，报销时应附网吧出据的单据。若到家里进行上传，给予当事人50元/月的补助。・检查与考核1本管理标准由工程管理部及分管工程副总经理负责监督落2考核内容2.1因员工出差或长期请假，项目部负责人未安排人员做好交接工作，造成工作记录缺失的，根据实际情节按《员工考核管理标准》给予处-12- 罚，并限期补录缺失信息。2.2上传资料及时性不受环境和固定硬件的限制，因此，不能以任何理由拒绝执行信息平台的管理要求。通过网吧等形式务必在规定时间前上传，未及时上传，造成工作内容缺失的，每发现一次罚扣责任人当月工资10元。2.3上传资料完整性为附录A中的30项内容，若各项目部有明显缺失的，第一次给予提醒，限期补录，若在规定期限内未进行补录的，罚扣责任人当月工资50元。2.4上传资料闭合性有一处未闭合的项目部，第一次给予提醒，工程管理部作记录，如同一闭合项第二次出现，罚扣责任人当月工资50元。2.5各职能部门下发的指令，项目部不遵照执行的，工程管理部第一次给予提醒，督促；若仍不执行的，罚扣责任人当月工资100元。本标准由工程管理部负责起草、修订并解释本标准于2009年月日发布，2009年月日实施-12- 附录A：项目部上传文件内容及提交时间表序号内容提交时间23上传一次，及时更新监理规划开工后2周内24监理实施细则（含安全监理方案及实施细则）开工后3周内25旁站方案开工后2周内26开工/复工审批表审批后次日10：00前27危险性较大分部分项工程拟定项划分表工程开工15日内28施工合同分析表（ZY18-2）根据实际情况，监理进场后一周内29总包单位安全相关人员资格审查表（含ABC类）施工单位进场7日内30分包单位资质、安全生产许可证审查情况表分包单位进场7日内31施工组织设计审查记录及意见开工后1周内32各专项施工方案审查记录及意见经审核通过的文件，各专项工程施工前33垂直运输机械等报验备案情况表根据现场实际情况34分部分项工程初验汇报表分部分项工程加盖公章前35公司行为资料证件校审表（公司证件、人员证件）进场后1周内36以月为单位每月建档（30分）监理月报（包括照片1张）次月5日下班前37完成工程量工作量统计表（ZY17-3）每月5日前38形象进度示意图每月5日前39监理日志次日10：00前40安全检查记录次日10：00前41监理工程师通知单（B1）次日10：00前42监理工程师通知回复单（A6）回复单验收签署后附于通知单之后，次日10：00前提交43工作联系单（包括业主、项目管理和施工单位）次日10：00前44工地例会纪要（含专题会议）次日下班前45监理项目台帐（QBZY01-5）进场1周内，每周更新一次46旁站监理记录次日10：00前47周一、周三、周五汇报材料周一汇报下午4点，周三、周五汇报上午10点48发生时上传资料（10分）工程暂停令（B2）即刻上报，最迟不晚于次日10：00前49工地偶发事件情况报告表（QB401-1）事件当天50上级主管部门下发的通知及施工单位整改回复报告主管部门下发通知次日10：00前整改完毕上报两天内-12- 51监理工作总结工程竣工验收15日内52工程质量评估报告工程竣工验收15日内-12-附录B：监理资料的闭合要求1.监理通知及回复与日志闭合；2.暂停令及复工令与日志闭合；3.安全监理通知及回复安全巡视记录闭合;4.安全暂停令与安全巡视记录闭合；5.监理日志与安全巡视记录闭合；6.监理通知与回复单闭合；7.会议纪要与监理日志闭合；8.旁站记录与监理日志闭合；9.开/复工审批与日志闭合；10.偶发事件报告与监理日志闭合；11.工程款支付与月报闭合；15 附录C：上传资料格式新建文档中大标题格式：2009年8月份监理日志_।—1月份|।叶内容年度文件名设置格式：(1)8月1日监理日志15 其余资料依照上述格式录入带回公司接受检查资料及仅能在项目部检查资料推进方案为加大公司对项目部的管理力度，第一时间掌握一线生产状况，推行推进信息化平台管理的同时，结合以下方式加大监控力度：（一）由于资料本身不具备上传平台的条件，利用周三例会的有利条件，可※带回公司接受检查的资料有：1、起重机械设备的相关资料，报验表、经安监站备案相关证明资料;2、专项施工方案、施工组织设计的审批程序、审核意见等3、见证取样台帐5、施工单位上报的质量保证体系及安全保证体系，总包单位资质、管理人员证件及特殊工种证件等。6、图纸会审及设计变更资料。除以上资料，为了做到上传资料与现场实际资料的符合，周三例会还可带回信息平台日常检查中的资料。1、监理日志2、安全检查记录3、监理通知单、回复单（某个阶段）4、例会纪要5、监理月报6、旁站记录……※措施后附：上传资料与现场资料相符情况相关规定（二）由于数量较多，只能日常巡查在项目部检查的资料有:1、工程材料、设备、构配件报审资料、（含合格证、试验报告、复试15 报告等）2、隐蔽验收资料（钢筋等）3、检验批※措施1、对照周一汇报材料，若项目部与公司发现问题一致，不予扣分，若公司发现问题，项目部未发现，每一项扣5分，扣分超过50分，扣罚项目负责人50元；公司检查形成整改报告后，下一阶段进行复查，复查整改率达不到85%以上的，扣罚项目负责人200元。2、各项目部做好上述资料的搜集工作，要及时搜集、签署，若缺失严重或堆积不签署、且未采取措施的，扣罚当事人100元。15 附件上传资料与现场资料相符情况相关规定为了贯彻总经理办公会会议精神，关于2009年工作目标“四个符合”中信息平台上传资料与现场资料相符合的有关内容，制定本规定。1、检查内容项目监理部行为资料，主要包括规划、细则、旁站方案、监理通知及回复、工作联系单、监理日志(项目负责人)、安全巡视记录、会议纪要等22项上传资料内容及公司随时要求进行上传的内容。2、检查对象各项目监理部。3、责任人各项目负责人为第一责任人。4、检查时间及方法(1)每周三上午11:00告知各项目负责人，本周公司要求上报的现场资料内容，下午3:00总监例会签到前上交。(注：现场具备上网条件的要求在内部留言中查阅，不具备上网条件的公司电话通知，项目部网络有故障时，要主动联系相关人员，勿必做到资料的按时上交)。(2)资料上交时，要注意整体性，以防丢失，下周例会召开时下发,各项目部按时取回。5、考核标准与处罚措施(1)周三例会召开前未上交者不允许签到，示为无。扣罚项目责任人200元/次工资。(2)按照公司要求监理日志的抽查对象为项目负责人，项目负责人应亲自填写，若他人代写或未填写，发现一次扣罚当事人50元，若累计三次，扣罚项目负责人当月50%工资。(3)若在抽查中，上交资料与日常上传资料不符合，发现一次扣罚当事人5017 元，若累计三次，扣罚项目负责人当月50%工资。(4)若编写过于简单、存在应付现象，或未按公司作业指导书要求进行填写，责令限期整改，并扣罚当事人当月绩效考核全额奖金。本规定由总经理提出本规定由工程管理部负责起草、修订并解释本规定于2009年月日发布，2009年月日实施后附：各相关表格17 附表（二）施工总/分包单位情况校核表项目部名称：填写日期：年月日施工单位名称承揽范围相关资质证件安全生产许可证管理人员证件序号上报的人员证件职务现场实际人员持证对比备注1.2.3.4.5.6.7.特殊工种人员证件情况序号上报的人员证件工种现场实际人员持证对比证件有效期1.2.3.4.5.6.7.注：此表可加附页21- 附表（二）审查意见：审查人：注：此表可加附页21- 附表（二）危险性较大分部分项工程拟定项划分表工程名称结构、层数建筑面积总监/总划分表序号分部分项工程监理部是否编制相应实施细则施工单位是否上报相应施工方案审核人注：此表可加附页21- 附表（二）注：此表可加附页21- 附表(三)公司行为资料及相关证件校核表项目部名称：填写日期：年月日一、公司行为资料：序号相关资料复印件/原件是否加盖公章备注1.进济备案证明2.中标通知书3.备案合同4.备案压条5.公司证件6.总监任命书有无变更总监、变更报告(AB)7.总代任命书8.见证人员授权书二、项目部相关人员证件：序号姓名复印件/原件是否加盖公章备注1.2.3.4.5.6.7.注：此表可加附页23- 审查意见：审查人：注：此表可加附页23- 附表（五）施工组织设计（方案）审查记录ZY11工程名称项目总施工单位签署日期项目记录1编制审查和批准是否符合规定2质量、工期、目标是否明确3施工方案是否符合强制性标准要求4管理人员及专业技术人员配备是否符合规定5质量、安全保证体系是否符合规定6安全技术措施及安全专项施工方案是否满足强制性标准要求7安全用电技术措施和电气防火措施是否符合强制性标准措施8工期、工序安排是否合理9施工总平面布置和临建规划是否合理并符合安全生产要求，临设及排水、防火措施是否符合强制性标准要求10机械、设备是否满足施工需要，其安全技术措施是否符合强制性标准要求11主要工种劳动力是否满足施工需要12现场标准化管理措施是否符合有关规定备注-26- 附表（五）审查人专项施工方案审查记录ZY24工程名称施工单方案名称位审查记录：1、编制审核和论证批准程序简况，是否符合法规文件要求2、地下管线保护措施方案，是否符合强制性标准要求3、施工方案是否符合强制性标准要求，存在问题及处理意见4、施工现场临时用电施工组织设计或安全用电技术措施和电气防火措施是否符合强制性标准要求5、方案中的验算内容及其情况，验算结果是否满足强制性标准和法规文件要求6、施工总平面布置图是否符合安全生产的要求，临建设施及排水、防火措施是否符合强制性标准要求7、冬、雨季等季节性施工方案制定情况，是否符合强制性标准要求审查意见:-26- 附表（五）年月日审核人（签名）-26- 附表（七）分部分项工程初验情况汇报表项目名称分部分项工程是否进行初验初验参加人员名单现场是否具备验收条件资料签署是否完备分部分项工程初验存在问题、采取措施及整改结果:项目部监理部（盖章）：项目负责人：时间：年月日-29- 附表（七）垂直运输机械等报验备案况表项目名称监理项目单体个数垂直运输机械序号名称型号是否取得检测报告监理部留存资料是否齐全审核人1、是否存在未报验使用情况，项目监理部采取的措施:2、安监站验收时间及验收结论：-29- 附表（七）项目部监理部（盖章）：项目负责人：时间：年月日-29- 附表（A）施工合同分析表ZY18-2项目名称:合同名称合同类别发包人承包人工程名称结构、层数建筑面积发包人项目负责人承包人项目负责人承包内容承包方式洞目标合同开竣工日期：合同工期：工期调整规定：质量目标及标准：工程价款：支付方式：价款调整方式：工程分包分包内容分包队伍管理规定发包人供应供货范围：质量验收：质量责任（不合格品及导致工程质量问题的处理责任）：承包人采购范围价格确认质量要求工程变更规定经济签证规定发包人提供的技术文件施工图：套（包括竣工图套），工程地质勘察报告份承包人提交资料施工档案（包括竣工图）：套，提交时间：合同争议的解决方式：不可抗力的界定及处理：-31- 附表（A）对监理的授权内容：发包人委托的职权：-31- 附表（九）完成工程量和工作量统计表ZY17-3工程名称承包人合同价款（万元）建设单位承包内容序号日期计量工程工程款支付申请编号申请付款额（万元）审定支付款（万元）占总造价比例（％）工程款支付证书编号备注本次累计记录人: