大学发展事务处八十九学年度

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1、淡江大學校刊第八十四期大學發展事務處八十九學年度第二次處務會議紀錄時間：九十年六月月二十日(星期三)上午十時正地點：淡水校園T305室列席指導：張副校長家宜主　席：陳主任敏男　　　　　　　　　　紀錄：翁麗珠出席：本處全體同仁壹、主席報告本學年度的處務會議，首先說明本處因應本校服務及發展的需要，奉示將於90學年度更改名稱為「校友服務暨資源發展處」、「淡江時報校友版」停刊、使用「信用卡捐款辦法」等事宜，請同仁預先將各項相關資料準備妥當，預定於7月20日前達成各項工作進度，以因應新學年度之各種應變措施。本處依循著TQM方向執行各項

2、業務，這6年來有賴全體同仁同心協力集思廣益之建議，才能不負長官所交付之任務共同完成，在此致上深深的謝意。請各組對本學期業務做檢討與建議及新學年度之計畫做簡單的報告，再恭請張副校長家宜指導。貳、工作報告一、處本部(一)本處將於90學年度更名為「校友服務暨資源展處」之因應措施：1.辦理處章之各項申請程序。2.配合本處月報函知己聯上之校友及相關單位。3.事務性各項配備於7月20日前全面更正。(二)因應「淡江時報校友版」停刊之措施：1.7月20日前配合本處月報函知「淡江時報校友版」停刊事宜及未來可上網登錄訂閱電子報訊息。2.彙整已取

3、得之校友電子郵件帳號及推廣校友踴躍申請本校提供之終身電子郵件帳號，定期寄發電子報。3.依需求不定期郵寄資訊或電話聯絡校友更正資料。(三)推動本處資訊化1.鼓勵同仁參與本校舉行之各項資訊化課程，以提升工作效率，總計參加15人次。2.鼓勵同仁學習Linux操作系統、Apache網頁服務系統、MySQL資料庫等系統建置，以加強本處網頁服務功能。3.配合學校推動資訊化政策，策劃推動校友會E化行動。(四)推動校友回流教育案規劃，與推廣教育中心取得初步共識，預計91年初推廣辦理。(五)89學年度同仁出差統計共計192人次。(六)鼓勵同仁

4、參加業務相關座談會或研討會共計21人次(七)4月份發出「鵬程萬里」之電子郵件給應屆畢業生（學士、碩博士共計8,250位）並將於7月底將應屆畢業之名單依縣市別寄送予校友會運用。(八)工作計畫1.網頁伺服器維議與網頁更新製作：(1)收集參考校內外各網站之服務，以加強本處網頁服務功能。(2)目前各類型校友會介紹之首頁(約150頁首頁)尚未設計製作，將加強補足。‧7‧淡江大學校刊第八十四期2.88學年度應屆畢業生問卷調查表僅回收率不彰（5.6%），本學年度考量修改問卷內容朝向活潑化方式設計及修正回傳資料之途徑。3.鼓勵校友會與當地業

5、界或團體結合，積極推動校友回流教育。4.配合51週年校慶系列活動：(1)世界淡江大學校友聯合會改選。(2)中華民國淡江大學校友總會改選。(3)配合區域研究成果展覽，提供相關校友名單。(4)舉辦教育界校友學術研討會(含大學、高中、職、國中、小學)擔任校長之名單。5.配合八月份「信用卡捐款辦法」廣為宣傳。6.鼓勵各類型校友會蘭陽校園植樹捐款事宜。7.本處同仁之期望(1)緊守崗位創造利基做好份內工作撙節經費開闢財源補強與校友聯絡網絡(2)熱情用心做好校友服務工作活化各類型校友會做好新生及家長說明會協助校友回流教育(3)廣植人脈加強

6、資源開發鼓勵系所主動聯繫校友找尋捐款人推廣信用卡捐款工作鼓勵系所友會踴躍到蘭陽校園捐款植樹請各系所建立89學年度捐款及使用紀錄留存本處二、校友聯絡組(一)工作報告─本組例行業務1.為擴大服務校友，免費提供校友永久電子郵件信箱累計90年6月18日止，計有1588人申請（申請永久免費Email之校友可使此Email同時進入本校BBS校務行政版）。2.彙集國內外各類型校友會來函活動資訊並提供淡江時報及處月報刊登，計56則新聞。3.校友組網頁之製作及更新，校友資料登錄累積至12月20日止共252筆。4.定期寄發事項：(1)淡江時報：

7、每週寄發各縣市校友會理監事、學術中心及相關校友等，至6月15日止已累計寄發16期(第458至473期)。每月寄海外校友會會長(含歷任會長)、大三海外留學生等，皆按時寄出。(英文系42份、俄文系21份、日文系50份、德文系14份、法文系22份、西語系17份，共計166份)。第22期已按時寄發（並夾劃撥單）共80,638份；第23期共寄發80,491份。(2)處月報：每月3日前寄送，寄發對象為各縣市校友會理監事、海外校友會會長、系所友會會長以及月報中相關報導之人士。(3)生日卡：每月25日前寄送下月生日卡片祝賀，自90年1月至6

8、月寄發份數共220份。‧7‧淡江大學校刊第八十四期5.透過各種管道加強尋找失聯校友並核對輸入資料庫，包括：各類型校友會之通訊錄、校友填寫校友資料表、校友會借會館聚會之通訊錄；寄發處月報、淡江時報（學生版、校友季刊）之退件；校友來電等之核對及更正資料庫。1月1日至6月18日止共更正資料1,7