it内控：全面预算与风险防范并重

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1、IT内控：全面预算与风险防范并重：本报记者李威：字数：1985从7月份开始，某公司销售经理王小兵就频繁地在几家上市公司客户中穿梭。王小兵所在的公司主要研究电子邮件的存储管理，由于《企业内部控制基本规范》（以下简称《基本规范》）的颁布，公司的生意日渐红火。　　在企业IT控制相关条文出台之后，很多上市公司面临信息管理的新压力，也使IT行业分得了内控的一杯羹。　　电子邮件的烦恼　　“《基本规范》出台后，如何管理企业内部呈爆炸式增长的邮件和文档，这都是问题。”上海一家上市公司IT部门经理刘枫说。　　《基本规范》明确指出，“企业应当加强对IT开发与维护、

2、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、X络安全等方面的控制，保证IT安全稳定运行。”作为现代企业日常工作的主要联系方式之一，电子邮件承载了很多的信息。刘枫表示：“海量的邮件附件占据了用户和邮件服务器的大量空间，而且其中涉及企业诸多商业机密的信息，一般的做法是及时删除。但内控的相关条例要求所有记录包括电子邮件以及其他电子记录，必须保留相当长的一段时间，而且要在规定时间内完成高速检索。这就给我们管理电子邮件的工作带来很大的挑战。”这种挑战使得企业内部控制更加完善健全，利于公司治理。北京立信长江会计师事务所合伙人唐义书认为：“这是内控促进公司治

3、理的缩影，要求存储邮件，如果出现诉讼等问题，法官就可以调查一段时间内公司的外来邮件，搜罗证据。相对于来说，这些邮件电子记录更加正式、更加真实。”电子邮件管理只是IT控制带给企业“烦恼”的冰山一角，企业IT控制要求企业诸多方面重新梳理管理思路。随着《基本规范》即将实施，如何形成一个完善的IT系统值得每一个企业深思。　　全面预算的压力　　如果要解决邮件存储管理的问题，那需要制定清晰的业务操作流程和控制规范。　　唐义书认为，企业在设定IT控制时，最重要的是统筹好在工程实施中可能遇到的各种问题。如果一些问题得不到妥善解决，那会对系统的运行甚至企业的运作

4、产生不良的影响。如在设计IT系统时，不考虑员工的下岗安置，那就会有问题。　　“在考虑建设系统时，企业还应该想到系统中人、财、物的长期供给，因为IT系统不是一次性投资，它需要不断地维护、检修、更新等。这样给企业现金流带来很大的挑战，像中国人寿的IT系统维护人员有2000名左右，投入建设资金约40亿余元，一般企业不可能承受这么大的投资。企业应该考虑各种因素，以免后期出差错。因此，企业在建设IT系统前一定要做好全面预算工作。”唐义书表示。　　首都经济贸易大学会计学院副教授王海林说：“建设一个完整的IT系统，企业首先要整合梳理业务流程，将IT控制镶嵌到

5、各个业务流程环节。其次是组织将变更，新的流程模式会淘汰一些职位，也会产生新的岗位，所以企业要调整相关职位。比如在ERP系统里，采购员可以直接依靠系统单独开具采购单，那开具采购单的会计职位就要撤销，而系统要求更多流程监控和数据分析的职位，企业应该相应增加。另外，企业也应增加系统维护、X络安全等职位。”王海林介绍，制度也要跟上施行新系统的变化，ERP系统给企业带来了新的管理方式，企业应该增加更多的关于IT管理的条规制度。比如对所有的重要信息进行密级划分，包括书面形式和电子媒介形式保存的信息。　　“最后一点是员工素质的培养。其实，最难的是转变思想。很

6、多老员工习惯在某一个职位上工作，但是使用ERP系统后，无论是设备的操作，还是业务的开展，对他们的能力都提出了更高的要求。我曾到东莞一个台商的电子企业调研过，这家企业在使用ERP系统后，一个做会计的女工在上新岗前专门接受3个月的培训，因为新岗位要求新的操作技术而且更侧重分析数据的能力。”王海林说。　　企业不但要从业务、组织、制度、人员等方面做好准备而且要有好长期计划，实施IT是一个比较漫长的过程。　　IT防范的风险　　完备的IT控制有助于防范风险，但IT本身也带来新的风险。立信会计师事务所首席合伙人朱建弟表示：“这种风险显而易见，企业运用IT能够

7、简化程序，提高效率，同时也将企业所有的信息集中到一起。一旦系统出现故障，或者掌握集中信息的员工将信息泄露出去，企业将面临很大的风险。如果企业局域X连接到互联X，还有可能受到病毒或者黑客的攻击。”要解决这些问题还得从制度着手。朱建弟认为：“在技术层面一定要制定相应的防范措施。比如规定企业IT不准备连接到互联X上，而且进出系统的U盘要经过严格检查等。同时，还要加强员工的培训，防范道德风险，比如将员工的绩效考核与企业相挂靠等。”对于如何控制风险，王海林有自己的理解：“一旦企业使用ERP系统，信息管理相关部门将占有绝对的优势。因为他们能接触到企业最集中

8、最全面的信息，掌握了更多的主动权，所以企业要想办法使各部门之间制衡。另一方面，我认为IT应该采用项目管理的方式运作，这样能更好地推动IT的建设。”防范