有关做好2014年度归档工作通知

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1、关于做好2014年度归档工作的通知学校各单位：根据《长江大学档案管理办法》的要求，为做好2014年度档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：一、文件材料归档范围：凡是学校在党群、行政、教学和教学实践、科研和科研实践、基建、资产设备、外事、财务、出版管理等活动中直接形成的对国家、社会和学校有保存价值的文字、图表、声像载体等不同形式的历史记录均属档案管理范围。二、归档时间要求：各单位分管领导要重视各类档案材料的归档工作，监督兼职档案员做好本部门档案归档工作，以防漏归，

2、确保文件材料归档的规范、完整、齐全。㈠党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。㈡教学部门和能按教学年度归档的部门在11月底前完成立卷归档工作。㈢科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。㈣设备、声像档案随时归档。三、归档文件材料质量要求：㈠案卷目录、卷内文件目录一律用A4纸打印，字体、字号必须统一。㈡归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染。请勿在档案原件上作任何标记。㈢案卷的装订采用“三点一线”的方法装订。档案装订，

3、应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。装订线一般在2.5CM的位置上，装订时直接加大左边距即可。四、归档验收：移交档案时各类档案经交接双方检查核对无误，按归档要求验收后,正式办理移交手续。填写“档案移交清单”和“档案移交目录”一式二份，交接双方签字后各执一份备查。五、各单位、各部门请按照此《通知》要求，迅速落实专人于规定时间完成档案材料的归档工作。在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档。六、在归档过程中如有疑问，请及时与综合档案室联系，档案室工作人员将提供

4、具体的业务咨询和指导。联系人：赵翊、王娟，联系电话：8060401。E-mail:cjdxzhaoyi@163.com附：原始成绩总册、历年成绩总表归档说明及样表长江大学档案管理工作委员会长江大学图书馆综合档案室二○一四年九月十日学生历年成绩总表及学生原始成绩总册归档说明一、学生历年成绩总表及原始成绩总册组卷：1、学生历年成绩总表及学生原始成绩总册以卷为保管单位。按专业进行组卷。2、学生历年成绩总表按专业40人组成一卷，原始成绩总册按专业和班级组成一卷。3、学生历年成绩总表超过40人的专业，需要

5、进行分卷。分卷时可以将一个专业按班号顺序拆分成（**专业一卷、**专业二卷、**专业三卷、）。4、卷内文件目录顺序按学生的学号顺序进行排列。5、卷皮封面的案卷题名应粘贴在卷皮空白中间处三分之一位置，字体用二号宋体并加粗打印粘贴。二、学生历年成绩总表及原始成绩总册编写页号：将已经组好卷的学生历年成绩总表及学生原始成册总册按顺序编页号。页号位置在非装订线一侧的右（左）下角。无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每一卷都从第1页开始编写。三、学生历年成绩总表及原始成绩总册打印：1、将已经

6、编好页号的学生历年成绩总表及学生原始成绩总册，按照以下卷内文件目录表格式样，依次录入卷内学生名单。下表中带下划线部分的内容、学号及学生姓名，要根据实际情况填入正确信息。2、将已录好的学生历年成绩总表及学生成绩总册卷内文件目录打印在A4纸上。3、将打印好的学生历年成绩总表（招生注册处学籍注册科盖章）及学生原始成绩总册一并归档。4、学生历年成绩总表请使用A3纸，激光打印机打印。四、学生历年成绩总表及原始成绩总册卷内目录电子文件归档：1、请将已经形成的学生历年成绩总表及学生原始成绩总册卷内文件目录的电

7、子文件以粘贴附件的形式，发入综合档案室的电子邮箱中，与纸质档案同时归档。邮箱地址为：cjdxzhaoyi@163.com2、邮件名称可写为：**学院**专业学籍表（成绩表）卷内文件目录。卷内文件目录表格样式：1、学生原始成绩总册2、学生历年成绩总表3、文书档案卷内目录4、卷内备考表5、长江大学档案移交清单望各立档单位兼职档案员同志们，认真阅读归档说明，不清楚的请随时拨打8060401电话咨询，我们将热情并竭诚为您解答，谢谢您的合作及对我们工作的支持！1、学生原始成绩总册：卷内目录（专业班）序号课

8、程名称页号备注序号课程名称页号备注2、学生历年成绩总表卷内目录（专业班）序号学号姓名页号备注序号学号姓名页号备注3、文书档案卷内目录卷内文件目录（文书）序号文号责任者案卷题名期限起日期止日期页号备注4、卷内备考表本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间：5、长江大学档案移交清单长江大学档案移交清单序号单位名称档案（资料）名称件数备注共计移交单位公章年月日负责人接收单位公章年月日负责人移交人接收人