中药材采购流程

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文件名称中药材采购流程文件编号SMP?GY-GL-O(起草者起草日期年月曰原文件编号审核者审核日期年月日原文生效日批准者批准日期年月曰版本号00颁发单位供应部生效日期年月日分发号分发单位与数量质量部2份，化验室、仓储部、财务部、供应部1份修订记载版本号生效日期修订原因、依据及内容00依据2010版《药品生产质量管埋规范》要求编写。目的：为进一步完善、细化中药材采购工作，规范采购流程，保障生产所需物料及时到货，确保购进物料质量达标，控制采购成本等，特制订本流程范围：适用于供应部中药材采购并为各子公司供应部参考执行。职责：供应部组长负责编写；供应部负责管理；供应部部长、质量部负责审核；生产副总经理批准；供应部中药材采购员执行。内容：1供应部中药材部于每月29日将物料在途数量提供给计划员并上报，经供应部部长签字确认后上报生产部，为次月生产计划的下达做好准备；同时对在途品种严格监督，确保在途物料及时到货。2生产部根据需货计划、物料在途及各物料库存情况，于每月6日前制定当月中药材采购资金预算表，及各子公司上报的本月中药材采购计划审批表。我部门根据以上所需 品种、数量，做出采购招标前的整理工作。3供应部根据整理后的品种、数量，实行网上（必联采购网）招标，此报价时间根据品种的数量及是否存在冷背品种，一般规定为4天，提醒供应商按时报价，并跟踪报价情况，了解市场初步行情，邀请主管副总经理参与开标并监督报价情况。4在实行网上招标的时间内对当月采购物料库存情况进行核对；打印传真形式报价单，对新开发供应商实行盘外报价；整理备份上月完成计划的价格表，以便日后核查。5待全部参加本月报价的供应商全部提交报价详情后，投标截止，并且下载开标一览表，整理后打印，上交主管副总经理审核确定后，填写中标单，中标单填写要真实准确，本着“相同药材比价格，相同价格比质量，相同质量比服务”的原则。6主管副总经理确定下发中标单后，第一时间以传真的形式将已核对无误的中标单下发，并电话确认供应商是否收到；认真填写当月中药材采购资金预算表，并核对无误后上交；认真填写子公司当月中药材采购计划审批表中物料价格，仔细审核确保无误，经部领导签字确认后，报还子公司负责人员。7填写中药材物料采购四联单，本部门保留一份，仓储部一份作为物料接收的依据，财务部一份（标明单价）作为审核发票的依据，质量部门一份为检验药材做提前准备和检验报告下发的依据；追加计划要确保数量及时按当月采购价格下达，并填写追加中药材物料采购四连单，以保证物料的数量及价格不会出现超量或高价问题。8编撰当月中药材到货明细表，跟踪各供应商发货情况，对生产急需品种提前与中标供应商联系，通知提前将该品种发货；仓储部根据采购四联单进行接收，并向化验室申请检验，在没有接到特殊通知，来料数量超出采购计划15%的，仓储部有权拒收；对到货中药材及时登记，确保按时到货，到货数量与计划数量相符，认真关注物料质量情况。9合格物料质量部应在3日之内出具合格中药材检验报告单，异常物料，质检部先与我部门协调处理，并提供物料异常情况处理单；我部门在接到通知后及时电话通知供应商退货、补货，必要时以传真形式将物料异常情况处理单传给供应商，要求补货供应商在7日之内将物料按计划量补齐，15日内将退货物料运出我公司；继续跟踪补货物料的质量情况，尽量 避免不合格现象再次发生。10在收到质量部合格中药材检验报告书后，根据报告书的处理意见，通知所属供应商开具增值税发票，水分超标的按百分比扣除到货数量，杂质超标的根据百分比折扣单价金额；收到质量部不合格中药材报告书后，与仓储部及时沟通，并跟踪退货物料的运出情况，确保仓库库存不会造成紧张状况。11接收到供应商开具的增值税发票后，及时送至仓储部做入库验收，验收后的发票要认真核对开具的品种名称、数量、单价及金额，无误后送主管副总经理、财务部长及公司总经理签字确认，认真对各发票挂账后，送各公司财务入账；对开具错误的发票及时退回该公司换票处理，每季度与计划员对账，保持账目一致准确。12季节性中药材采购，需提前向主管副总经理请示，待其作出采购决策后，先由采购员到产地考察、比价，并取回样品由公司质量部检验，达标后报主管副总经理，经批准进行批量采购，同时通知仓储部做接收准备；物料到公司后由公司质量部检验，保证质量、保障货源。13冷背药材由于存在货源少、供货难的特点，在采购上存在一定的困难，应先对品种进行网上及各相关书籍查询，了解其俗名、性状、产地、相关检查项目等信息，制定合理的采购方案；对不易达到标准的品种，要采取多产地送样，找出可以达到标准的药材产地，上报部领导批准后，进行计划量采购。14如生产过程中出现异常情况，我部门要积极与质量部、生产部及车间进行现场确认，对异常情况进行分析，必要时通知供应商到场共同处理，情况确定后，由质量部出具书面解决决定，我部门认真处理，确保生产持续进行。15直发中药材应根据生产部提供的直发品种计划，按计划量下达给中标供应商，并标明所发子公司的名称、地址、联系人等相关信息，由各供应商自行组织发货；追踪物料的到货情况及质量情况，各子公司于每月4日前上报直发品种的到货明细，以便对该月份计划总结和对各供应商进行评定。16新供应商的开发要严格按照合格供应商评定及管理办法实行，对想要成为我公司供应商的公司，首先在企业资质上审核，资质不合格的绝对不可以成为我公司的供应商；资质合格的还要对其企业声誉、资金承受能力、与我公司合作态度做进一步了解，对怀有不良目标的 供应商不予以供货资格；新供应商的考察期为3个月，在此期间对该供应商送货时间、数量、质量等多方面考核，合格后方可成为我公司正式的供应商。17付款程序：根据供应商上月计划完成情况，其中包括到货日期是否及时，到货数量是否按计划订单完成,到货物料的质量情况等，以及本月计划的中标情况和历史陈欠账款余额等多方面综合因素考虑，做出最合理、最科学的月度资金分配方案；制作月度付款资金预算表，上报部领导审核、调整，最终制定公平、公正的付款方案，并严格按照方案执行，对需要特殊付款的供应商，要按实际情况上报部领导批示，批准后方可批付。18附件：(1)试题培训：培训部门：供应部培训对象：供应部中药材采购员培训时间：1小时