交房入伙前的准备工作

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引用交房入伙前的准备工作   业主入伙是物业管理公司与服务对象的首次接触，也是物业管理公司直接为业主服务的开始。做好入伙管理关系到物业管理公司对园区实施管理与服务能否有良好的开端，也关系到业主与物业管理公司法律平等经济关系的持续与发展。入伙管理大体分为三个阶段，即业主入伙前的准备阶段、入伙办理阶段、验房装修入住阶段。在这里将重点论述业主入住伙前准备阶段的管理工作。   无论是普通住宅园区（含高层住宅）还是高档（含别墅）住宅园区，业主入住前的准备工作大同小异。主要包括有：　一、先期介入   先期介入是指物业管理公司经过前期物业管理招投标，中标后与实际接管物业前这段时间里，提前进入小区，从业主及物业管理的角度，同开发商沟通、协商或提出合理化建议，以使开发建设的物业最大限度地满足业主的需求和物业管理的需要。   1、熟悉管辖区域 物业管理公司进入小区后应尽快了解和掌握园区总建筑面积、占地面积、绿化面积、道路面积；清楚和掌握小区楼宇栋数、单元数、层数、电梯、水泵、照明等设施设备数量；明了和掌握地下管线走向及阀门位置、化粪池数量与位置、消防井数量及位置、停车场及自行车棚位置和容量；知道并掌握小区景点风格、树木花草的品种数量、垃圾桶数量与位置等。   2、合理化建议熟悉小区具体情况以后，从业主和物业管理公司的角度向开发商提出合理化建议，以改进和完善物业。如某小区原设计只对汽车出入大门设置读卡系统，物业管理公司向开发商提出“在人行入口也设置读卡系统”的建议，所有进入园区的人必须先通过读卡识别后方可进入园区，表面看业主麻烦了，开发商多投入了，可是实际上业主对园区的安全感增强了，开发商房屋销售进度加快了，物业管理收费也有了一定的保障（业主所持磁卡有效期与其所交物业费期限一致）。再如某园区原设计园区内路灯为高杆路灯，物业管理公司建议开发商改用了类式草坪灯的低照明，这样开发商降低了支出，也使以后入住的一、二层业主减少了光污染。   3、接管资料在实际接管物业前，物业管理公司应先从开发商那里接管物业项目的相关资料。主要包括：ａ.产权资料：包括物业项目批准文件；用地批准文件；建筑执照；拆迁安置资料等。ｂ.技术资料：包括物业项目竣工图—总平面图、建筑、结构、设备、附属工程、地下管网及隐蔽管线等全套图纸；项目工程开、竣工报告；工程预决算等。ｃ.其它资料：物业项目名称（或地名）、栋号、户号等有关部门确认的文件；消防安全部门验收合格文件；利用地下防空设施暂做停车场或仓库的人防部门的审批文件等等。   4、接管物业 物业管理公司与开发商交接物业虽然是代替业主对物业进行接收，但是为了减少在日后的实际管理中因物业质量或使用不便带来的困难与麻烦（甚至会使业主与物业管理公司产生矛盾），就应认真仔细地接管物业。   在接管物业的过程中，物业管理公司侧重的是共用部位和共用设施、设备及配套项目（设施）的验收接管（每套房间的验收侧重在向业主交接房屋阶段）。验收接管时应注意以下几个方面：ａ.坚持合格一项接管一项的做法。现在物业管理招投标竞争很激烈，不能因某一项不合格而拒接整体物业项目，这很容易使开发商与物业管理公司反目成仇。而在现实中，很少有物业所有分项目同时移交的情况。即使道路、绿化、环卫、供水、供电等配套工程全部完成且全部验收合格，也还会在设备设施方面调试一段时间进行验证。如：供暖和制冷需两个供暖/制冷期后才能正式接管。b.验收接管中若发现问题（含设计缺陷）应明确记录在案，约定期限并督促开发商（或开发商委托的建筑公司）对存在的问题进行处理，直到合格并再次验收接管。c.确定所接物业的保修事宜。通常保修采用的办法有两种，一是根据建设部及有关部门关于建筑工程保修的相关规定，由开发商负责保修；二是由物业管理公司负责保修，开发商一次性拨付保修费用。无论采取哪种办法都要在物业交接记录上明确记述。d.物业项目符合要求后，物业管理公司应与开发商签署验收接管文件，标明验收接管时间、交接双方经办人和双方的意见等，这是划清交接双方责任的界线和依据。二、管理及服务人员的准备    根据所接物业的规模（面积及户数）、构成（多层、高层、别墅等）、档次（高、中、低）、要求（开发商对购房人的承诺和物业管理行业规定）筹建管理处。管理处主任和部分管理员应首先到岗到位，其他管理人员根据工作进展情况可分步到岗到位。管理处主任和部门负责人及管理骨干，必须持有《物业管理从业人员岗位证书》方得上岗。确定管理人员时要本着精干务实一职多能的原则，尽可能压缩管理人员数量，避免职能部门重叠人浮于事，减少管理费用的支出。    各类服务人员要在业主入住前配齐到位。所有服务人员上岗前必须经过培训和实际操作考核，培训考试和实际操作考核合格者方可允许上岗。所有考试和考核应做记录并留存。三、管理服务设施及工具的准备   为了使业主入住即获得热情服务和良好的生活（工作）环境，物业管理公司应在业主入住前做好各种管理服务设施、设备和工具及标识的准备。   1、园区各种设施设备模拟运行园区各种设施设备主要有：电梯、水泵、路灯、读卡识别系统、监控系统、停车场系统、大门及楼内外共用部位照明系统、排（通）风系统、消防系统等。通过模拟运行，观察和发现设施设备存在的问题，并在业主入住前解决。   2、各种维护工具及设备维护工具及设备主要有：下水疏通机系列；小区用电用水维护所需工具；绿化用剪草机、树墙机（锯）、喷雾（药）器等；水（电）焊系列；其他房屋维修用工具及设备等。俗话说“人巧不如家什妙”，没有相应的维护用设备和工具，在业主入住后的实际管理服务中就会手足无措。    3、消防、安全设施及用具消防、安全设施及工具主要有：灭火器、灭火弹、砂箱、消防专用勾枪、锹、斧、消防水带、门卫岗亭、对讲机、警棍（橡皮）、强力手电筒等。此项准备以安全第一为原则，一旦发生火灾或其它突发事件要保证这些设施工具能好用、管用。4园区各种标识这项准备需要投入大量的人力和财力，具体分为：ａ.服务性标识：主要有企业标志或吉祥物、人员胸牌、桌牌、管理人员服装、服务人员服装、保安服装、管理处职能部门的门牌标志等等；ｂ.物体标识：指物体上面带物体名称或单位名称的物品，如垃圾箱（桶）、保洁车、消防井（栓）、楼栋号牌、设备铭牌等；ｃ.警示标识：带有警告或限制内容的标识。如请勿靠近、正在作业、请勿合闸、油漆未干、此处危险、禁止泊车、禁止烟火等；ｄ.提示标识：主要有爱护花草类（如：小草也有生命请足下留情的标牌）；注意卫生类（如：园区整洁.人人有责的宣传板等）、车辆管理类（如：请按位停车、请慢速行驶等提示牌）；消防安全类（如：防火.防盗图示或宣传板等）。ｅ.引导（也称指示）标识：主要有园区平面图、各分园区或楼栋指示板、园区行车线、车场出入指示牌等。四、入伙文件资料的准备　　   物业管理公司在业主入伙前要做好各种文件资料的准备，通常情况下需准备如下文件和资料：   1、入伙通知 入伙通知是物业管理公司（包括开发商）在物业验收合格接管后，通知业主可以办理收楼手续的文件。现在常见的是电话通知业主和在园区入口（或销售处）公开张贴的通知方式，也有在新闻媒体上发布广告的通知形式。入伙通知须提前发（贴）出，一般以提前一周为宜。入伙通知没有固定的格式或样式，但是通知内容应该明确说明入伙时间、办理入伙的时间和地点、办理入伙应携带的证件、办理入伙应交纳的费用、业主本人不能前来委托他人代办的要求等。   2、小区各项管理规定小区各项管理规定应于业主入住前在《业主手册》上详细说明。主要规定有：《绿化管理规定》、《卫生保洁管理规定》、《公共秩序管理规定》、《消防安全管理规定》、《房屋养护维修管理规定》、《装修管理规定》、《共用部位、设施管理规定》、《园区机动车辆管理规定》、《停车场管理规定》、《电梯使用规定》等等。   3、委托合同和《业主临时公约》ａ.在办理业主入住前应将物业管理公司与开发公司签订的《前期物业管理服务委托合同》在办理入住地点张贴公示，使业主清楚和了解物业管理公司与开发商的责、权、利以及如何实施物业管理为业主服务的承诺。ｂ.制定并公布《业主临时公约》。业主委员会成立时应依据建设部《业主公约》示范文本，参考《业主临时公约》实施情况，制定本园区的《业主公约》，届时《业主临时公约》予以废止。虽然是《业主临时公约》，仍需物业管理公司参照建设部《业主公约》示范文本，结合园区实际认真制定，必要时可以邀请预购房屋的业主代表和开发商代表参与制定。   4、 公布物业管理服务费。无论普通园区还是高档园区，办理业主入住时应收取的各项管理服务费用都必须到物价管理部门备案审批，办理收费许可证，领取物业管理服务收费标准价目板，并于入住前在办理入住的地点予以公布。做到一目了然明码实价收费，否则，就是违规收费。